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[juillet 2020] calendrier et emploi du temps font peau neuve !

En juillet, notre équipe de développeurs a travaillé à un rythme soutenu afin de délivrer une nouvelle gamme de fonctionnalités couvrant un spectre très large. Un grand nombre d’améliorations ont été apportées qui, mises bout à bout, rehaussent nettement l’expérience globale d’utilisation de la plateforme.

Ce dernier mois, nous avons particulièrement développé notre outil de facturation, afin de le rendre plus compréhensible et plus aisément manipulable. Nous avons également étoffé les fonctionnalités du calendrier en vue offrir une meilleure compréhension de l’historique des séances.

Outil de facturation

Côté facturation, nos utilisateurs peuvent désormais compter sur un meilleur suivi des facturations, qui leur permet entre autres choses de comprendre qui a édité la facture (le client, un administrateur, un compte staff…) et d’où provient la facture (depuis la plateforme, via l’application…)

Afin de faciliter la gestion des paiements refusés par carte bleue ou prélèvement SEPA, un message d’alerte est envoyé au manager via une notification. Un message d’erreur clair est aussi intégré à la facture, au niveau de la ligne de paiement.

Une amélioration de l’affichage des paiements pour les souscriptions. Nous avons mis en place un affichage plus clair des paiements SEPA, et tout particulièrement de ceux d’entre eux qui sont en cours de transfert. Afin de prévenir tout souci de gestion, il n’est désormais plus possible d’arrêter ou de mettre en pause une souscription lorsqu’un paiement est en cours de transfert.

Rapports

Pour faciliter une prise en main optimale de l’outil, nous avons amélioré l’affichage sur les rapports. Le calcul des sommes et des moyennes se fait directement sur bsport sans passer par un calcul Excel.

De même, il existe maintenant la colonne “Auteur” dans les rapports d’achats et de paiements. Celle-ci permet de retrouver facilement la personne à l’origine de ces actions.

Calendrier / Emploi du temps

Il est désormais possible de gérer la fermeture de son studio de manière rapide et facile en annulant d’un seul clic toutes les séances prévues sur une période. Fiche : https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/4236903

Pour gérer facilement des réservations récurrentes et gagner du temps, il est désormais possible de réserver des cours de façon hebdomadaire sur le même horaire. Fiche : https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/4293420

La visualisation et la compréhension du flux de réservations d’une séance est primordiale pour gérer un studio. Pour cette raison, nous avons développé un système aux couleurs de votre studio, qui vous permet d’avoir un aperçu du fonctionnement global de vos séances :

  • Un graphique montrant les réservations sur la semaine. L’objectif est de visualiser rapidement le taux de participation sur une semaine afin d’ajuster votre offre par la suite.
  • Un graphique montrant les dates de réservations d’une séance. L’objectif est de comprendre les logiques de remplissage des séances en fonction des différentes périodes, afin, là encore, d’adapter votre offre en fonction des moments qui émergent comme décisifs.

Afin de consolider ces nouveaux affichages, nous avons aussi retravaillé quelques points :

  • Un affichage des disponibilités de tous les professeurs et établissements dans l’emploi du temps pour vous permettre de ne pas perdre de temps dans la recherche du calendrier d’une ressource.
  • Un affichage des disponibilités des ressources quand on groupe le calendrier par ressource.
  • Un affichage rapide des inscrits à une séance pour ne pas avoir à entrer dans la séance à chaque fois.
    • Un affichage des réservations annulées dans la gestion des séances pour garder une trace des évènements d’une séance.
  • La mise en avant des filtres sur le calendrier pour retrouver facilement l’emploi du temps d’un professeur, d’un lieu ou d’une activité.

Les relations

Lorsqu’une relation est mise en place entre deux membres, vous pouvez désormais choisir d’envoyer des mails en copie aux relations. Ceci permet par exemple aux familles de garder un suivi sur les emails envoyés sur les adresses emails des enfants.

Les rendez-vous

Dans l’idée de la plateforme “Tout-en-1” qui permet une gestion globale, nous avons développé un nouveau système d’évènements afin de créer des indisponibilités dans l’emploi du temps. Un administrateur peut désormais ajouter sur les différents calendriers des indisponibilités avec descriptions et codes couleurs. Fiche : https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/4240400

Pour éviter les prises de rendez-vous à la dernière minute, il est maintenant possible de bloquer les réservations sur une période avant le rendez-vous. Exemple : le blocage se met en place 24h avant le début du rendez-vous.

Une modification de planning ? Un professeur qui ne peut pas assurer un rendez-vous ? Pas de souci. Désormais, changez le professeur attribué à un rendez-vous sans avoir à l’annuler. Fiche : https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/4240580

Lors de l’annulation d’un rendez-vous, vous pouvez aussi choisir d’envoyer ou non un email d’annulation au client.

Autres

Pour simplifier la gestion de votre studio, vous avez désormais la possibilité de restaurer la plupart des objets supprimés. Si après la suppression d’un objet, vous souhaitez retrouver les informations qui le concernait c’est possible : pour les activités, les ateliers, les cartes de cours, les ****professeurs, les lieux… Fiche : https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/4293449

Dans le but de rendre encore plus facile et rapide l’utilisation de la plateforme, nous avons retravaillé l’affichage de certaines pages pour en afficher les détails. Sur les pages des cartes de rendez-vous et des contrats, retrouvez tous les détails concernant les paramètres de la carte, les personnes qui l’ont acheté…

De même, nous avons ajouté des filtres sur plusieurs objets afin de vous permettre de retrouver plus facilement les éléments souhaités sur les pages de vos élèves. Ceux-ci peuvent donc dès à présent ajouter, eux aussi, des filtres sur les réservations, les cartes de cours et les rendez-vous.

Pour un suivi de la consommation de vos élèves actualisé, nous avons ajouté une ligne, au niveau des réservations, qui vous renseigne sur le nombre de crédits consommés par le client avec sa carte de cours.

Pour poursuivre notre objectif d’amélioration continue de la plateforme, nous restons toujours à votre écoute. N’hésitez pas à nous faire part de vos idées afin que nous puissions en discuter et les intégrer dans notre road map.

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