The Oak House Studio & Therapies : créer un lieu où les gens ont vraiment envie de revenir

À propos de The Oak House

The Oak House n'est pas seulement un studio. C'est un lieu où l'on vient pour ralentir le rythme, se ressourcer et se sentir mieux. Niché dans le parc de Hatfield, au cœur de la campagne du Hertfordshire, il propose sous un même toit des cours de Pilates sur Reformer et au sol, du yoga, de la barre, de la méditation, ainsi que des thérapies et des soins. Tout est pensé pour favoriser un bien-être global.

Inspirés par le parcours de Keeley en matière de santé, elle et Graham ont décidé de créer quelque chose de plus significatif : un espace où chacun pourrait se sentir soutenu, pris en charge et bien dans sa peau. Dès le départ, l'objectif était simple : créer un lieu où les gens se sentent à l'aise, compris et pris en charge.

Aujourd'hui, The Oak House est devenue une communauté très soudée. Ses membres ne sont pas de simples noms sur une liste. Ce sont des personnes que l'équipe connaît, comprend et pour lesquelles elle se soucie sincèrement.

Comme le dit Keeley : « Les gens ont le sentiment de faire partie de la communauté… ils se sentent en sécurité, choyés et pris en charge. »

Quand le système a commencé à devenir un obstacle

À mesure que The Oak House se développait, les failles de leur ancien système devenaient de plus en plus difficiles à ignorer. La plateforme semblait morcelée, chaque élément étant dispersé un peu partout. Les tâches simples prenaient plus de temps qu'elles n'auraient dû, et l'équipe devait souvent tout rassembler manuellement.

« Nous utilisions Mindbody, mais nous trouvions que le système était trop morcelé, avec toutes les fonctionnalités dispersées un peu partout. Le service client laissait également à désirer ; nous avions souvent l'impression de devoir nous débrouiller tout seuls… On avait toujours le sentiment qu'ils n'étaient là que pour que le client paie. »

À une époque où ils en étaient encore à se former et à développer leur entreprise, ils avaient besoin d'un système et d'un partenaire sur lesquels ils pouvaient compter. C'est alors qu'ils ont décidé de franchir le pas.

Faire la transition, avec le soutien adéquat

Changer de plateforme n'est jamais une décision facile à prendre, surtout lorsqu'il s'agit d'abonnements, de paiements et de données clients.

Mais pour The Oak House, le passage à bsport dans un climat de soutien dès le début.

Même lorsque des difficultés sont apparues au cours de la migration, bsport est intervenue pour apporter son aide, notamment en effectuant des interventions manuelles en coulisses afin de s'assurer que tout était correctement configuré.

« On s'est vraiment bien occupé de nous… c'était rassurant de savoir que nous passions à une plateforme sur laquelle nous pouvions compter. »

Keeley, qui avait déjà acquis de l'expérience en matière de migration de systèmes au cours de sa carrière précédente, a ajouté :

« Ayant déjà effectué de nombreuses migrations de systèmes… celle-ci (bsport) s'est en fait déroulée sans encombre. »

La transition s'est déroulée sans heurts, avec un minimum de perturbations pour les membres et les activités quotidiennes.

bsport : un partenariat, pas seulement un prestataire

L'un des changements les plus importants pour The Oak House a été la relation.

Avec bsport, le service client est accessible, fiable et à taille humaine. L'équipe sait à qui s'adresser et obtient rapidement des réponses.

« Travailler avec Natalie, notre chargée de compte, a été une expérience formidable. Le fait d’avoir quelqu’un de disponible immédiatement nous garantit d’obtenir une réponse rapidement. Il y a aussi un véritable esprit de collaboration. Nous participons activement aux retours d’expérience, aux tests et à la conception des prochaines étapes. On a toujours l’impression que le système est en constante évolution et que nous en faisons partie. »

Tout au même endroit, enfin

bsport clarifier ce qui était auparavant fragmenté. L'équipe peut désormais gérer les réservations, les paiements et les opérations depuis un seul et même endroit, sans avoir à passer d'un système à l'autre ni à se demander où se trouvent les informations.

« Au quotidien, cela facilite vraiment la vie de toute l'équipe. Cette simplicité est essentielle, surtout dans un secteur où il y a tant d'éléments à gérer, qu'il s'agisse des cours, des abonnements, des thérapeutes, des événements ou des retraites. »

Outils qui facilitent le fonctionnement quotidien du studio

Avec une équipe d'instructeurs en pleine expansion, The Oak House avait besoin d'un système adapté à tous, et pas seulement à la direction.

« Grâce à bsport, les enseignants peuvent voir qui est présent en classe et adapter leur cours aux élèves présents. La fonctionnalité de remplacement des enseignants facilite également grandement les choses : vous pouvez voir quels cours doivent encore être assurés et trouver facilement des remplaçants. »

Les nouveaux employés peuvent se mettre rapidement à niveau, sans avoir besoin d'une formation permanente. « Si les gens ont des questions, ils n'ont qu'à regarder une vidéo… on n'est pas obligé de tout leur apprendre soi-même. »

Une application réservée aux membres qui fait toute la différence

Avec son ancien prestataire, The Oak House n'était qu'un studio parmi tant d'autres, perdu dans un marché saturé.

« Vous êtes présents sur la plateforme Mindbody, au même titre que tous les autres. L'application bsport a vraiment fait la différence. Du point de vue des membres, elle est beaucoup plus intuitive : ils peuvent facilement consulter leurs réservations et les modifier ou les annuler. De notre côté, cette application nous aide à fidéliser nos membres au sein de notre propre marque et à éviter d'entrer en concurrence avec d'autres studios sur cette plateforme. »

Le résultat

Grâce à un système adapté, The Oak House peut se concentrer sur l'essentiel. L'équipe consacre moins de temps aux tâches administratives et davantage à ses membres. Les professeurs dispensent des cours plus personnalisés. L'expérience dans son ensemble est plus fluide, tant pour le personnel que pour les clients. En coulisses, tout fonctionne comme il se doit. Au studio, cela se traduit par une expérience plus enrichissante.

Un endroit où chacun se sent compris. Un endroit où l'on se sent à l'aise. Un endroit où l'on a envie de revenir. Et c'est exactement ce que Keeley et Graham ont voulu créer.

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