The Oak House Studio & Therapies: Creando un lugar al que la gente realmente quiera volver

Acerca de The Oak House

The Oak House no es solo un estudio. Es un lugar al que la gente acude para relajarse, recargar pilas y sentirse mejor. Escondido en Hatfield Park, en la campiña de Hertfordshire, reúne bajo un mismo techo clases de Pilates en reformer y sobre colchoneta, yoga, barre, meditación, terapias y tratamientos. Todo está pensado para ayudarte a sentirte mejor en todos los sentidos.

Inspirados por la propia experiencia de Keeley con la salud, ella y Graham se propusieron crear algo más significativo: un espacio donde la gente pudiera sentirse apoyada, cuidada y bien. Desde el principio, el objetivo era sencillo: crear un lugar donde la gente se sintiera cómoda, comprendida y bien atendida.

Hoy en día, The Oak House se ha convertido en una comunidad muy unida. Los miembros no son solo nombres en una lista. Son personas a las que el equipo conoce, comprende y por las que se preocupa de verdad.

Como dice Keeley: «La gente se siente parte de la comunidad… se siente segura, querida y cuidada».

Cuando el sistema empezó a ser un estorbo

A medida que The Oak House crecía, cada vez era más difícil ignorar las deficiencias de su sistema anterior. La plataforma parecía fragmentada, con todo disperso por diferentes sitios. Las tareas sencillas llevaban más tiempo del que deberían, y el equipo a menudo tenía que ir juntando las piezas a mano.

«Estábamos con Mindbody y nos parecía demasiado disperso, con todo en sitios diferentes. Además, el servicio de atención al cliente dejaba mucho que desear; a menudo teníamos la sensación de que teníamos que arreglárnoslas solos… Siempre daba la impresión de que solo estaban ahí para que el cliente pagara».

En una época en la que aún estaban aprendiendo y poniendo en marcha el negocio, necesitaban un sistema y un socio en los que pudieran confiar. Fue entonces cuando decidieron dar el paso.

Dar el paso, con el apoyo adecuado

Cambiar de plataforma nunca es una decisión fácil, sobre todo cuando hay suscripciones, pagos y datos de clientes de por medio.

Pero para The Oak House, el cambio a bsport una buena idea desde el principio.

Aunque surgieron algunos problemas durante la migración, el bsport se puso manos a la obra para echarnos una mano, incluso con tareas manuales entre bastidores para asegurarse de que todo quedara bien configurado.

«Nos trataron muy bien… fue tranquilizador saber que nos pasábamos a una plataforma en la que podíamos confiar».

Keeley, que ya tenía experiencia en migraciones de sistemas en su trabajo anterior, añadió:

«Después de haber hecho muchas migraciones de sistemas… esta (bsport) ha sido, la verdad, bastante sencilla».

La transición fue fluida, con mínimas molestias para los socios y las operaciones diarias.

bsport de bsport : una colaboración, no solo un proveedor

Uno de los cambios más importantes para The Oak House fue la relación.

Con bsport, la atención al cliente resulta accesible, constante y cercana. El equipo sabe a quién dirigirse y obtiene respuestas rápidamente.

«Trabajar con Natalie, nuestra gestora de cuentas, ha sido genial. Tener a alguien disponible al instante nos da la seguridad de que vamos a recibir una respuesta rápidamente. Además, se nota de verdad que hay un espíritu de colaboración. Participamos en los comentarios, las pruebas y en dar forma a lo que viene después. Siempre da la sensación de que se está trabajando en el sistema y de que formamos parte de ello».

Por fin, todo en un solo sitio

bsport orden en lo que antes era un lío. Ahora el equipo puede gestionar las reservas, los pagos y las operaciones todo en un mismo sitio, sin tener que cambiar de sistema ni estar preguntándose dónde está cada cosa.

«En el día a día, nos facilita mucho las cosas a todo el equipo. Esa sencillez es importante, sobre todo en un negocio con tantos aspectos que gestionar, desde clases y abonos hasta terapeutas, eventos y retiros».

Herramientas que facilitan el funcionamiento diario del estudio

Con un equipo de instructores cada vez más numeroso, The Oak House necesitaba un sistema que funcionara para todos, no solo para la dirección.

«Con bsport, los profesores pueden ver quién está en clase y adaptar la clase a los alumnos que hay en el aula. La función de sustitución de profesores también facilita mucho las cosas: puedes ver qué clases aún hay que cubrir y encontrar sustitutos fácilmente».

Los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente, sin tener que depender de una formación constante. «Si alguien tiene alguna duda, solo tiene que ver un vídeo… no siempre tienes que enseñarlo todo tú mismo».

Una app para socios que los distingue del resto

Con su proveedor anterior, The Oak House era solo uno de los muchos estudios que pasaban desapercibidos en un mercado saturado.

«Estás en el mercado de Mindbody junto con todos los demás. La app bsport ha sido uno de los factores que más nos ha diferenciado. Desde el punto de vista de los socios, es mucho más fácil navegar por ella, ver lo que han reservado y modificar o cancelar sus reservas. Desde nuestro punto de vista, la app nos ayuda a fidelizar a los socios dentro de nuestra propia marca y a evitar competir con otros estudios en un mercado».

El resultado

Con el sistema adecuado, The Oak House puede centrarse en lo que más importa. El equipo dedica menos tiempo a las tareas administrativas y más a sus socios. Los profesores imparten clases más personalizadas. Toda la experiencia resulta más fluida, tanto para el personal como para los clientes. Entre bastidores, todo funciona como debe. En el estudio, eso se traduce en algo más significativo.

Un lugar donde la gente se sienta conocida. Un lugar donde se sientan a gusto. Un lugar al que quieran volver. Y eso es exactamente lo que Keeley y Graham se propusieron crear.

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