Hoe Form & Flow zorgt voor een constante stroom aan boekingen dankzij de onderlinge samenwerking tussen medewerkers, leden en het platform

Over Form & Flow

Met haar gepersonaliseerde lessen in kleine groepen voor pilates en barre is studio Form & Flow, gevestigd in de regio’s Warwick en Stratford-upon-Avon, dé plek waar je moet zijn! De twee vestigingen worden gerund door Laura, een voormalig professioneel danseres die nu pilatesinstructrice is, en haar partner Sam. De lessen onder deskundige begeleiding worden beperkt tot zes personen, waardoor er veel aandacht is voor de deelnemers en iedereen optimaal van de training profiteert.

Hun eerdere uitdagingen

Na jarenlange ervaring in de sector had Laura bij verschillende eerdere platforms te maken gehad met tegenslagen. Omdat haar studio zoveel aandacht aan de leerlingen besteedt, was ze op zoek naar software die online net zo’n hoge mate van zorg kon bieden als in de studio.

Verwarde leden en medewerkers als gevolg van een slechte gebruikerservaring

Met de vroegere, eenvoudige boekingsplatforms konden de leden van Form & Flow niet gemakkelijk hun lesboekingen bekijken. Leden konden geen eerdere boekingen inzien en kregen slechts beperkte informatie te zien in het ledengedeelte.

Leden moesten voor elk van de vestigingen van de studio twee verschillende accounts aanmaken. Wat lidmaatschappen en pakketten betreft, vertelde Laura : „Ze konden die niet gebruiken in onze andere studio’s, die slechts zo’n tien minuten rijden van elkaar verwijderd waren.“

Het wisselentussen twee locaties was een proces dat uit meerdere stappen bestond; „Bij de oude provider moesten we in- en uitloggen om de benodigde informatie te krijgen en die vervolgens allemaal bij elkaar te voegen“.

bsport – de verandering waar iedereen baat bij had

Intuïtieve bediening voor leden

Leden meer zelfstandigheid geven

Zowel nieuwe als bestaande leden vinden het nu geweldig dat ze via het platform moeiteloos lessen voor zichzelf kunnen zoeken en boeken. Kleine details, zoals de mogelijkheid om te filteren, lessen als favoriet te markeren en eenvoudig de route naar de studio te bekijken, maken het voor hen „een heel eenvoudig en vlot proces“.

Een strakke merk-app

Een van de grootste troeven was dat ze hun eigen merk-app konden lanceren. Het resultaat? Minder klanten die zich tijdens het traject verloren voelen. „Het is geweldig. De app is heel gebruiksvriendelijk voor de klanten. Zij zijn degenen die hem gebruiken en de feedback die we van hen krijgen is openhartig en positief: ze vinden het fijn dat ze ermee kunnen boeken.”

"Wat ik het leukste vind, is dat de klanten het echt heel erg waarderen."

Met minder muisklikken contact leggen met klanten

Een van de factoren die ervoor zorgen dat Form & Flow zijn klantenbestand in de loop der tijd weet te behouden, is een geïntegreerd marketingpakket waarin alles op één plek is ondergebracht. Dankzij bsport zijn Laura, Sam en hun team erin geslaagd hun marketingstrategie soepeler en gerichter te maken en veel tijd te besparen.

Klantsegmentatie via Smartlists

Het Form & Flow-team kan eenvoudig tags aan leden toewijzen op basis van hun gebruikersprofiel, zonder dat daarvoor een externe tool nodig is.

E-mailautomatisering

Of het nu gaat om het verwelkomen van klanten via een reeks welkomstmails of het versturen van herinneringen naar klanten die al meer dan drie weken niet zijn langsgekomen, de e-mails worden altijd precies op tijd verstuurd.

Klanten op de hoogte houden

Het team houdt de betrokkenheid van klanten hoog door middel van meldingen in de app, nieuwsbrieven en sms-berichten met updates over lessen, wijzigingen en algemeen nieuws.

Twee locaties in één

Met twee Form & Flow-vestigingen maakt bsport het beheer van beide studio’s bijna net zo eenvoudig als bij één enkele vestiging! Met een account voor meerdere vestigingen worden de gegevens van leden en de accounts van instructeurs gedeeld , ongeacht welke vestiging ze bezoeken.

"Het is heel handig om alles op één plek te hebben."

Profiteren van nieuwe inkomstenbronnen

Hoewel het grootste deel van de inkomsten afkomstig is van lidmaatschappen en pakketten, profiteert Form & Flow van het toevoegen van andere inkomstenbronnen via hun online aanbod. Cadeaubonnen blijken een populair last-minute cadeau te zijn dat leden vaak kopen tijdens de feestdagen. De studio gebruikt Video-On-Demand als aanvulling op hun huidige aanbod, terwijl het aanbieden van producten bij het afrekenen moeiteloos de gemiddelde bestelwaarde verhoogt.

"Het klanttraject verloopt heel soepel, en dat geldt niet alleen voor de klant. Tijdens dat traject zijn er ook mogelijkheden om extra producten aan te bieden, waardoor we meer omzet genereren."

Nu is er geen houden meer aan

Form & Flow is een studio die door haar gemeenschap wordt geprezen; de studio is zelfs door Muddy Stilettos genomineerd als nationale finalist voor de titel ‘Beste Yoga-/Pilatesstudio 2025’. bsport heeft het team en de leden alles kunnen bieden wat ze nodig hebben voor een blijvend succesvol bedrijf. En wat vindt Laura ervan? “De klantenservice is een van de beste die ik in lange tijd heb meegemaakt, en ik heb al verschillende platforms gebruikt!”