The Oak House Studio & Therapies: Een plek creëren waar mensen echt graag terugkomen

Over The Oak House

The Oak House is niet zomaar een studio. Het is een plek waar mensen naartoe komen om even tot rust te komen, zich op te laden en zich beter te voelen. Het ligt verscholen in Hatfield Park, op het platteland van Hertfordshire, en biedt onder één dak reformer- en matpilates, yoga, barre, meditatie, therapieën en behandelingen. Alles is erop gericht om een completer gevoel van welzijn te bevorderen.

Geïnspireerd door Keeley’s eigen gezondheidsreis besloten zij en Graham iets zinvols op te zetten: een plek waar mensen zich gesteund, verzorgd en goed in hun vel kunnen voelen. Vanaf het begin was het doel simpel: een plek creëren waar mensen zich op hun gemak voelen, waar ze zich begrepen voelen en waar goed voor ze gezorgd wordt.

Inmiddels is The Oak House uitgegroeid tot een hechte gemeenschap. Leden zijn niet zomaar namen op een lijst. Het zijn mensen die het team kent, begrijpt en waar het oprecht om geeft.

Zoals Keeley zegt: „Mensen hebben het gevoel dat ze deel uitmaken van de gemeenschap… ze voelen zich veilig, verzorgd en goed opgevangen.”

Toen het systeem steeds meer in de weg begon te zitten

Naarmate The Oak House groeide, werden de tekortkomingen van hun oude systeem steeds moeilijker te negeren. Het platform voelde versnipperd aan, omdat alles over verschillende plekken verspreid zat. Eenvoudige taken kostten meer tijd dan nodig was, en het team moest vaak handmatig alles bij elkaar puzzelen.

“We werkten met Mindbody, maar vonden het te versnipperd: alles stond op verschillende plekken. Ook de ondersteuning liet te wensen over; we hadden vaak het gevoel dat we alles zelf moesten uitzoeken… Je had altijd het gevoel dat ze er alleen maar waren om geld van de klant te krijgen.”

Toen ze nog bezig waren met leren en het bedrijf op te bouwen, hadden ze een systeem en een partner nodig waarop ze konden vertrouwen. Toen besloten ze om over te stappen.

De overstap maken, met de juiste ondersteuning

Van platform wisselen is nooit een makkelijke beslissing, zeker niet als het om lidmaatschappen, betalingen en klantgegevens gaat.

Maar voor The Oak House bsport de overstap naar bsport vanaf het begin als een logische stap.

Zelfs toen er tijdens de migratie problemen optraden, stond het bsport klaar om te helpen, onder andere met handmatig werk achter de schermen om ervoor te zorgen dat alles goed was ingesteld.

“Er werd echt goed voor ons gezorgd… het was geruststellend om te weten dat we overstapten naar een platform dat ons steunde.”

Keeley, die in haar vorige baan ervaring had opgedaan met systeemmigraties, voegde hieraan toe:

“Ik heb al heel wat systeemmigraties meegemaakt… maar deze (bsport) verliep eigenlijk vrij soepel.”

De overgang verliep soepel, met minimale verstoring voor de leden en de dagelijkse gang van zaken.

bsport van bsport — een partnerschap, niet zomaar een leverancier

Een van de grootste veranderingen voor The Oak House was de relatie.

Bij bsport voelt de ondersteuning toegankelijk, consistent en persoonlijk aan. Het team weet bij wie ze terechtkunnen en krijgt snel antwoord.

“De samenwerking met Natalie, onze accountmanager, verloopt fantastisch. Omdat er altijd meteen iemand voor ons klaarstaat, weten we dat we snel antwoord krijgen. Er heerst ook echt een gevoel van samenwerking. We worden betrokken bij feedback, testen en het vormgeven van de volgende stappen. Het voelt altijd alsof er aan het systeem wordt gewerkt, en dat wij daar deel van uitmaken.”

Eindelijk alles op één plek

bsport duidelijkheid bsport in wat voorheen versnipperd was. Het team kan nu boekingen, betalingen en de dagelijkse gang van zaken op één plek beheren, zonder tussen systemen te hoeven schakelen of te moeten raden waar dingen staan.

“In de dagelijkse praktijk maakt het alles gewoon heel eenvoudig voor het hele team. Die eenvoud is belangrijk, vooral in een bedrijf met zoveel verschillende aspecten, van lessen en lidmaatschappen tot therapeuten, evenementen en retraites.”

Hulpmiddelen die de dagelijkse gang van zaken in de studio ondersteunen

Met een groeiend team van instructeurs had The Oak House een systeem nodig dat voor iedereen werkt, niet alleen voor het management.

“Met bsport kunnen docenten zien wie er in de klas zit en de les afstemmen op de leerlingen die aanwezig zijn. De functie voor vervangende docenten maakt het ook een stuk makkelijker: je kunt zien welke lessen nog moeten worden ingevuld en gemakkelijk vervangers vinden.”

Nieuwe medewerkers kunnen snel aan de slag, zonder dat ze voortdurend training nodig hebben. „Als mensen vragen hebben, kunnen ze gewoon een video bekijken… je hoeft niet altijd alles zelf uit te leggen.”

Een ledenapp waarmee ze zich onderscheiden

Bij hun vorige provider was The Oak House slechts één van de vele studio’s die ondergingen in een overvolle markt.

“Je staat net als iedereen op de Mindbody-marktplaats. De bsport is een van de grootste verschillen geweest. Vanuit het perspectief van de leden is het veel makkelijker om te navigeren, te zien wat ze hebben geboekt en hun boekingen te wijzigen of te annuleren. Vanuit ons perspectief helpt de app ons om leden binnen ons eigen merk te houden en te voorkomen dat we met andere studio’s op een marktplaats moeten concurreren.”

Het resultaat

Met het juiste systeem kan The Oak House zich richten op wat echt belangrijk is. Het team besteedt minder tijd aan administratie en meer tijd aan de leden. De docenten geven lessen die beter op de individuele behoeften zijn afgestemd. De hele ervaring verloopt soepeler, zowel voor het personeel als voor de klanten. Achter de schermen loopt alles op rolletjes. In de studio vertaalt zich dat in iets dat echt de moeite waard is.

Een plek waar mensen zich begrepen voelen. Een plek waar ze zich op hun gemak voelen. Een plek waar ze graag terugkomen. En dat is precies wat Keeley en Graham wilden opbouwen.

‍