Wie Studios ihren Empfangsprozess ganz einfach optimieren: Zugangskontrolle

Wie Studios ihren Empfangsprozess ganz einfach optimieren: Zugangskontrolle

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Oftmals bestimmt das erste Gespräch an der Rezeption Ihres Studios die Stimmung für die nächste Trainingsstunde Ihrer Mitglieder und beeinflusst, ob sie Lust haben, die nächste Stunde zu buchen. Der Empfang und die Begrüßung in Ihrem Studio sind der erste Kontakt, den Mitglieder mit Ihrem Studio haben, wenn sie es betreten – daher ist dies der wichtigste Moment, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. 

Jedes Studio hat seinen eigenen Ablauf für den Einlass und die Anmeldung. Sei es, dass sich die Mitglieder zur Zeitersparnis selbst über ein Tablet anmelden, dass mehrere Mitarbeiter bereitstehen, um die Mitglieder zu begrüßen, oder dass eine Person die Anmeldung manuell vornimmt. Unabhängig von der Methode sind sich die Teammitglieder einig: Das Einchecken der Mitglieder ist zwar der richtige Zeitpunkt, um Kontakt aufzunehmen und ein persönliches Gespräch zu führen, muss aber auch einfach und effizient ablaufen, um Stresssituationen und Hektik zu vermeiden, wenn alle gleichzeitig das Studio betreten und es vorrangig darum geht, alle pünktlich und korrekt in den Kurs zu bringen.

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Was ist Zugriffsüberwachung und wie funktioniert sie?

Hier kommt Access Monitoring ins Spiel. Dieses Tool wurde für Fitnessstudios entwickelt, um ihren Empfangsprozess zu optimieren, indem es Mitglieder überprüft und deren Abonnementstatus durch eine „Freigabe“ bestätigt. So funktioniert es in Verbindung mit der Funktion von bsport: Kunden zeigen dem Team an der Rezeption ihren leicht zugänglichen, individuellen Barcode aus der Studio-App vor. Mit einem einfachen QR-Code-Lesegerät wird der QR-Code gescannt, und die Profilinformationen des Mitglieds werden sofort auf dem Bildschirm angezeigt. 

Das Ergebnis ist für die Rezeption auf einen Blick erkennbar: gültig, Warnung oder ungültig! Anhand dieser schnellen Hinweise kann Ihr Team dann die notwendigen Schritte unternehmen, um die Mitgliedschaft zu regeln, bevor das Mitglied Zugang zum Kurs oder zum Bereich des Studios erhält.

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Inwiefern kann die Zugangsüberwachung meinem Studio helfen?

Die Einführung einer Zutrittsüberwachung in Ihrem Studio kann eine wichtige Ergänzung Ihres Begrüßungsprozesses sein, deren Fehlen Ihnen bisher vielleicht gar nicht bewusst war. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Vorteile dies mit sich bringt.

Abläufe automatisieren

Die Verwaltungsaufgaben an der Rezeption können zeitaufwendig und mühsam sein, insbesondere wenn Ihr Studio eine große Mitgliederliste mit vielen Kursen hat. Mit der Zugangsüberwachung werden administrative Engpässe beseitigt. Da die Mitarbeiter relevante Mitgliederdaten auf einen Blick einsehen können, lassen sich ungültige Abonnements problemlos identifizieren und kennzeichnen.

Die Produktivität der Mitarbeiter steigern

Dank eines Systems, das auf „Scannen, Prüfen und Weiter“ basiert, entfallen zeitaufwändige Nachschlage- und Überprüfungsprozesse für jedes einzelne Mitglied. Die Mitarbeiter am Empfang erledigen ihre Aufgaben schneller und effizienter und können sich so auf Aufgaben konzentrieren, die mehr geistige Anstrengung erfordern.

Verleihen Sie dem Ganzen eine persönliche Note

Je mehr Informationen Ihre Mitarbeiter über die Mitglieder haben, desto individueller können Sie auf sie eingehen. „Access Monitoring“ bietet den Mitarbeitern an der Rezeption die ideale Gelegenheit, mit den Mitgliedern über ihre Mitgliedschaften zu sprechen – sei es, um zu klären, ob alles in Ordnung ist und sie vielleicht einen weiteren Kurs buchen möchten, oder ob ihr Konto aufgrund eines ausstehenden Betrags angepasst werden muss. Es ist weitaus besser, dies in einem freundlichen Gespräch zu klären, als erst einige Tage später per E-Mail, was weniger persönlich wirken könnte. 

Dank der Zeit, die durch die Entlastung bei den täglichen Aufgaben an der Rezeption eingespart wird, hat das Empfangspersonal nun die Möglichkeit, diese zusätzlichen Minuten für echte Gespräche und den Austausch mit bekannten Gesichtern zu nutzen, anstatt auf den Computer zu starren!

Bearbeitungsfehler minimieren

Meep Keine Unsicherheit mehr darüber, ob ein Mitglied zum Betreten des Studios berechtigt ist oder nicht. Die automatische Zugangsberechtigung macht die Schritte zur Mitgliederüberprüfung überflüssig. Dies bietet dem Personal eine stressfreie und äußerst effektive Methode, um den Zutritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Abonnements korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Das farbcodierte System für die Berechtigungsstufen macht es praktisch unmöglich, ein nicht berechtigtes Mitglied zu übersehen, und zeigt bei der Ankunft sofort die entsprechenden Maßnahmen für jedes Mitglied an.

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Was ist das Ergebnis?

Die Begrüßung Ihrer Mitglieder ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Fitnessstudios. Was wäre, wenn Sie ein Tool einsetzen würden, das diesen Vorgang noch sicherer, einfacher und zeitsparender macht? Die Zugangskontrolle erleichtert sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihren Mitgliedern den Einstieg und schafft so einen reibungslosen, sinnvollen Ablauf für beide Seiten. Durch das mühelose Scannen eines Barcodes werden operative Probleme vermieden, und Ihre Mitglieder können sich direkt auf den Weg zu ihrem Lieblingskurs machen!