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Im Rahmen unserer fortlaufenden Serie für alle, die ihr eigenes Studio gründen möchten, widmen wir uns heute einem Thema, das sowohl essenziell als auch oft einschüchternd wirkt: KPIs, also Key Performance Indicators (Leistungskennzahlen).
Oft werden sie als komplizierte Zahlen verstanden, die nur für Experten relevant sind. In Wirklichkeit sind KPIs jedoch mächtige Verbündete im Studioalltag. Wenn sie sorgfältig gewählt und regelmäßig überwacht werden, helfen sie dir, zu erkennen, was funktioniert, was nicht, und sie unterstützen dich bei strategischen Entscheidungen.
Aber welche KPIs solltest du beim Eröffnen deines Studios wirklich verfolgen? Wie oft solltest du sie analysieren? Und vor allem: Wie interpretierst du sie, ohne in typische Fallen zu tappen?
Um diese Fragen zu beantworten, haben wir mit François gesprochen, Team Leader des Customer Success Teams in Frankreich bei bsport. Mit seiner Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit hunderten unabhängigen Studios betrachtet François KPIs nicht als exakte Wissenschaft oder lästige Pflicht, sondern als Kompass – vorausgesetzt, man weiß, wie man ihn liest.
Welche KPIs solltest du zu Beginn verfolgen?
Beim Studio-Launch geht es vor allem darum, die Marktfähigkeit deines Konzepts zu testen. Du willst messen, wie effektiv deine ersten Akquise-Maßnahmen sind, ob dein Angebot Anklang findet und wo eventuell noch Optimierungsbedarf besteht. Deine KPIs sollten zwei Fragen beantworten: Zieht das Angebot an? und Führt das Erlebnis zur Buchung?
Anzahl der Verkäufe
Die direkteste Kennzahl für die Attraktivität deines Angebots. Ein starkes Verkaufsvolumen (insbesondere bei Einführungsangeboten) zeigt, dass deine Positionierung und dein Wertversprechen stimmig sind.
- Analysiere nach Angebotstyp: Entscheiden sich Kunden eher für Einzelkäufe oder für Mehrfachkarten und Mitgliedschaften?
- Gibt Hinweise darauf, wie gut dein Preisniveau den lokalen Erwartungen entspricht.
Anzahl der Buchungen
Verkäufe sind nur der Anfang – entscheidend ist die Nutzung. Ein Kunde kann ein Paket kaufen, aber nie buchen.
- Die Buchungsrate zeigt die tatsächliche Aktivität und Bindung.
- Analysiere sie zusammen mit den Uhrzeiten, um Nachfrage-Peaks zu erkennen.
Konversionsrate vom Einführungsangebot zur Mitgliedschaft
Ein wichtiger Indikator für den Product-Market-Fit: Führt das Kennenlernangebot tatsächlich zu langfristiger Bindung?
- Eine hohe Konversionsrate zeigt, dass das erste Erlebnis überzeugt.
- Eine niedrige Rate weist darauf hin, dass der Kundenweg überprüft werden sollte (Begrüßung, Trainer, Atmosphäre usw.).
Stornorate
Eine hohe Stornorate kann auf Folgendes hinweisen:
- Reibungen im Kundenprozess (ungünstiger Kursplan, Wartezeiten),
- geringe Bindung (schwaches Einführungsangebot, durchschnittliches Erlebnis),
- oder logistische Probleme (Lage, Kommunikation, Unklarheiten).
Diese Kennzahl zeigt potenzielle Unzufriedenheit oder Reibungspunkte.
Beliebteste Kurszeiten
Die beliebtesten Zeitfenster zu kennen, ist entscheidend, um:
- den Kursplan an die reale Nachfrage anzupassen,
- Ressourcen effizient zu nutzen (Trainer, Raum, Material),
- schwächer gebuchte Slots gezielt zu verbessern (z. B. durch Promotions).
Beliebteste Trainer
Der Erfolg eines Studios hängt stark vom Team ab. Die Beliebtheit einzelner Trainer zeigt dir:
- was die Kunden besonders anspricht (Trainingsstil, Energie, Intensität),
- wie du den Kursplan anpassen kannst, um Auslastung zu maximieren,
- ob Trainings oder neue Aufgabenverteilungen sinnvoll sind.
Diese KPIs helfen dir, frühzeitig zu erkennen, was funktioniert – und wo du nachjustieren solltest.
Wie entwickeln sich KPIs vom Start bis zur Wachstumsphase?
François bringt es auf den Punkt: „Beim Start geht es darum, Menschen ins Studio zu bringen. In der Wachstumsphase darum, sie zu halten und weiterzuentwickeln.“
Das fasst die Veränderung der KPIs mit zunehmender Reife deines Studios perfekt zusammen: Eine Validierungsphase wird anders gesteuert als eine Konsolidierungsphase.
Startphase: Aufmerksamkeit gewinnen, Traffic erzeugen, erste Besuche auslösen
Ziel ist hier, den ersten Kundenfluss aufzubauen und Feedback zum Erlebnis zu sammeln. Du misst, wie effektiv deine Akquise-Kanäle und Anreize sind:
- Anzahl neuer Kunden: Wie viele Menschen konntest du von deinem Angebot überzeugen? Unterteile nach Akquise-Kanal, um herauszufinden, welche Marketingmaßnahmen funktionieren (Social Media, Empfehlungen, Partnerschaften …).
- Performance des Einführungsangebots: Wie gut werden Probepakete oder Testangebote genutzt? Analysiere nach Zielgruppen (Berufstätige, Studierende, Wochenendbesucher …).
- Verwendung von Promo-Codes: Zeigt, wie attraktiv und aktivierend deine Kampagnen sind. Hilft, den Erfolg bestimmter Kanäle zu bewerten (Influencer, E-Mail, Flyer …).
- Anzahl der generierten Leads (über Website, Marktplätze, bsport-Widget): Wie viele Personen haben den ersten Schritt gemacht (Formular ausgefüllt, Account erstellt, Kontakt aufgenommen)? Das hilft, künftige Konversionen abzuschätzen und dein Messaging zu optimieren.
Wachstumsphase: Kundenbindung stärken, Umsatz stabilisieren, Empfehlungen fördern
Sobald du erste Traktion hast, verschiebt sich der Fokus auf Nachhaltigkeit. Du willst den Lebenszeitwert deiner Kunden maximieren und Abläufe effizienter gestalten:
- Retention Rate (Bindungsrate): Zeigt, wie gut dein Studio Kunden langfristig hält. Je höher sie ist, desto besser trifft dein Angebot die Erwartungen. Analysiere nach 30, 60 und 90 Tagen nach dem Erstbesuch.
- Konversionsrate zur Mitgliedschaft: Misst, wie effektiv du aus Probebuchern Stammkunden machst.
- Customer Lifetime Value (LTV): Der durchschnittliche Gesamtumsatz, den ein Kunde während seiner gesamten Beziehung zu deinem Studio generiert.
- Monthly Recurring Revenue (MRR): Zeigt Umsatzstabilität und Vorhersagbarkeit. Wichtig für Investitionsentscheidungen und Wachstumsplanung.
Wie wählt man die richtigen KPIs?
Es gibt keinen universellen Ansatz. „Es hängt vollständig von der Strategie des Studios ab“, erklärt François. Entscheidend ist, dass deine KPIs zu deinen Zielen passen.
Beispiele:
- Ein Premium-Studio legt den Fokus auf qualitative Feedbacks (Umfragen), Zufriedenheitswerte und Auslastung bestimmter High-End-Zeitfenster.
- Ein volumenorientiertes Studio konzentriert sich eher auf Gesamtbuchungen, Online-Verkäufe, Promo-Nutzung und die besten Akquisekanäle (z. B. Marktplätze).
Wie oft sollte man KPIs analysieren?
Solange kein akuter Handlungsbedarf besteht, musst du deine Reports nicht täglich prüfen. „Die Effekte einer Marketingkampagne oder eines neuen Kursplans zeigen sich nicht über Nacht“, erinnert François.
Ein monatliches (oder in manchen Fällen vierteljährliches) Review ist sinnvoller. So erkennst du Trends, ohne auf kurzfristige Schwankungen überzureagieren.
Welche Warnsignale können KPIs aufzeigen?
Leistungskennzahlen sind nur dann nützlich, wenn sie zu konkreten Maßnahmen führen. Manche Werte verdienen sofortige Aufmerksamkeit, weil sie auf Ungleichgewichte oder Optimierungspotenzial hinweisen. Dann werden KPIs zu echten Steuerungsinstrumenten.
Kurszeiten ohne Teilnehmer – oder ständig überfüllt
Niedrige Auslastung zu bestimmten Zeiten zeigt ein Missverhältnis zwischen Angebot und Nachfrage. Unterausgelastete Slots schmälern den Gewinn, während überbuchte Kurse das Wachstum bremsen und Stammkunden frustrieren können.
Was tun: Slots nach Nachfrage verschieben, neue Formate testen oder bei Bedarf skalieren (mehr Kurse, mehr Trainer).
Angebote, die sich nicht verkaufen
Wenn ein Paket oder Tarif trotz Sichtbarkeit kaum Verkäufe erzielt, liegt wahrscheinlich ein Positionierungsproblem vor (Preis, Format, Bedingungen).
Was tun: Preisstruktur überarbeiten, Angebot vereinfachen, Kommunikation klarer gestalten – oder es streichen, um Übersicht zu schaffen.
Rückgang der Buchungen
Sinkende Buchungszahlen können durch Saisonalität, geringere Sichtbarkeit oder nachlassende Kundenbindung entstehen.
Was tun: Marketingkanäle prüfen (E-Mail, Social Media, Google), inaktive Kunden reaktivieren, neue Angebote testen oder Kampagnen zur Sichtbarkeit starten.
Unterdurchschnittliche Trainerleistung
Wenn Kurse eines Trainers weniger gebucht werden, kann das an Engagement, Didaktik oder Passung liegen. Wichtig ist eine sachliche und unterstützende Analyse.
Was tun: Feedbackgespräch führen, Training oder Hospitation anbieten, andere Kurszeiten testen – oder bei Bedarf einen Wechsel erwägen.
Beliebte, aber wenig rentable Angebote
Ein Angebot, das sich gut verkauft, aber kaum Gewinn bringt, kann dein Studio finanziell belasten.
Was tun: Preis anpassen, Bedingungen ändern (z. B. Gültigkeitsdauer, Credits), oder höhermargige Alternativen anbieten.
Häufige Fehler bei der Interpretation von Daten
„Der größte Fehler ist, zu schnell Schlussfolgerungen zu ziehen“, warnt François. Eine einzelne Zahl isoliert zu betrachten (z. B. plötzlicher Buchungsrückgang) führt oft zu überhasteten und falschen Reaktionen.
Stattdessen solltest du:
- mehrere KPIs gemeinsam betrachten,
- externe Faktoren berücksichtigen (Ferien, Wetter, Kampagnen),
- und nicht überreagieren bei kurzfristigen Schwankungen.
Welche KPIs werden oft unterschätzt?
Ein oft übersehener, aber entscheidender KPI ist das Durchschnittsalter deiner Kunden. Diese Zahl geht weit über Demografie hinaus, da sie direkt beeinflusst, welche Kommunikationsstrategien funktionieren.
Beispielsweise reagiert ein jüngeres Publikum (20–35 Jahre) besser auf Push-Benachrichtigungen in der App, kurze Social-Media-Inhalte und einfache mobile Buchungsprozesse.
Ältere Zielgruppen (45+) bevorzugen hingegen klassische digitale Gewohnheiten: Desktop-Nutzung, gründlicheres Lesen von E-Mails und ein stärkeres Bedürfnis nach Klarheit und Vertrauen.
Aktion: Verfolge diesen KPI und verknüpfe ihn mit Verhaltensdaten (E-Mail-Öffnungsraten, App-Aktivierungen, Buchungskanal), um deine Kommunikation gezielt zu segmentieren und die Nutzung zu steigern.
KPIs als strategische Steuerungsinstrumente
Die richtigen KPIs zur richtigen Zeit zu verfolgen, ist entscheidend für den Erfolg deines Studios. In der Startphase zählen Akquise- und Engagement-Signale wie Neukunden, Buchungen und Konversionsraten. Mit dem Wachstum rücken Bindung, Lebenszeitwert und wiederkehrende Umsätze in den Fokus.
KPIs werden so zu strategischen Werkzeugen, die Entscheidungen zu Kursplan, Angeboten und Kommunikation leiten. Zu oft werden Kennzahlen wie das Durchschnittsalter der Kunden unterschätzt – obwohl sie den Schlüssel für zielgerichtete Kommunikation liefern.
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