The Oak House Studio & Therapies: Einen Ort schaffen, an den die Menschen wirklich gerne zurückkommen

Über das Oak House

Das Oak House ist nicht nur ein Studio. Es ist ein Ort, an den Menschen kommen, um zu entschleunigen, neue Energie zu tanken und sich besser zu fühlen. Versteckt im Hatfield Park in der Landschaft von Hertfordshire vereint es Reformer- und Mat-Pilates, Yoga, Barre, Meditation, Therapien und Behandlungen unter einem Dach. Alles ist darauf ausgerichtet, ein umfassenderes Wohlbefinden zu fördern.

Angeregt durch Keeleys eigene Erfahrungen mit ihrer Gesundheit machten sie und Graham sich daran, etwas Sinnvolleres zu schaffen: einen Ort, an dem sich die Menschen unterstützt, umsorgt und wohl fühlen können. Von Anfang an war das Ziel klar: einen Ort zu schaffen, an dem sich die Menschen wohlfühlen, verstanden und gut aufgehoben fühlen.

Heute hat sich „The Oak House“ zu einer eng verbundenen Gemeinschaft entwickelt. Die Mitglieder sind nicht nur Namen auf einer Liste. Es sind Menschen, die das Team kennt, versteht und denen es wirklich am Herzen liegt.

Keeley erzählt: „Die Leute haben das Gefühl, Teil der Gemeinschaft zu sein … sie fühlen sich sicher, umsorgt und gut betreut.“

Als das System anfing, im Weg zu stehen

Je mehr The Oak House wuchs, desto schwerer fiel es, die Schwachstellen ihres bisherigen Systems zu ignorieren. Die Plattform wirkte zersplittert, da alles auf verschiedene Bereiche verteilt war. Einfache Aufgaben dauerten länger als nötig, und das Team musste oft alles manuell zusammenfügen.

„Wir haben Mindbody genutzt und fanden es zu unübersichtlich, weil alles an verschiedenen Stellen verstreut war. Auch der Support ließ zu wünschen übrig – wir hatten oft das Gefühl, dass wir alles selbst herausfinden mussten … Man hatte immer das Gefühl, dass sie nur da waren, damit der Kunde bezahlt.“

Zu einer Zeit, als sie noch dabei waren, das Geschäft aufzubauen und sich einzuarbeiten, brauchten sie ein System und einen Partner, auf den sie sich verlassen konnten. Da haben sie sich für den Wechsel entschieden.

Der Wechsel – mit der richtigen Unterstützung

Der Wechsel der Plattform ist nie eine einfache Entscheidung, vor allem wenn es um Mitgliedschaften, Zahlungen und Kundendaten geht.

Für The Oak House bsport der Wechsel zu bsport jedoch von Anfang an gut unterstützt bsport .

Selbst als während der Migration Probleme auftraten, sprang das bsport ein, um zu helfen – unter anderem mit manuellen Arbeiten hinter den Kulissen, um sicherzustellen, dass alles richtig eingerichtet war.

„Man hat sich wirklich gut um uns gekümmert … es war beruhigend zu wissen, dass wir auf eine Plattform umsteigen, die uns den Rücken freihält.“

Keeley, die in ihrem früheren Beruf bereits Erfahrung mit Systemmigrationen gesammelt hatte, fügte hinzu:

„Nachdem ich schon viele Systemmigrationen durchgeführt habe … war diese hier (bsport) tatsächlich ziemlich problemlos.“

Der Übergang verlief reibungslos, ohne nennenswerte Beeinträchtigungen für die Mitglieder und den täglichen Betrieb.

Der bsport – eine Partnerschaft, nicht nur ein Anbieter

Eine der größten Veränderungen für „The Oak House“ war die Beziehung.

Bei bsport wirkt der Support zugänglich, zuverlässig und persönlich. Das Team weiß, an wen es sich wenden muss, und bekommt schnell Antworten.

„Die Zusammenarbeit mit Natalie, unserer Kundenbetreuerin, war einfach super. Da sie sofort zur Stelle ist, wissen wir, dass wir schnell eine Antwort bekommen. Außerdem herrscht ein echtes Gefühl der Zusammenarbeit. Wir sind in das Feedback, die Tests und die Gestaltung der nächsten Schritte eingebunden. Man hat immer das Gefühl, dass am System gearbeitet wird und dass wir ein Teil davon sind.“

Endlich alles an einem Ort

bsport Ordnung in das bsport , was zuvor unübersichtlich war. Das Team kann nun Buchungen, Zahlungen und den Betrieb an einem Ort verwalten, ohne zwischen verschiedenen Systemen hin- und herspringen zu müssen oder sich den Kopf darüber zu zerbrechen, wo sich was befindet.

„Im Alltag macht es die Dinge für das ganze Team einfach viel einfacher. Diese Einfachheit ist wichtig, besonders in einem Geschäft mit so vielen verschiedenen Aspekten – von Kursen und Mitgliedschaften bis hin zu Therapeuten, Veranstaltungen und Retreats.“

Tools, die den tatsächlichen Betrieb des Studios unterstützen

Da das Team der Kursleiter immer größer wurde, brauchte The Oak House ein System, das für alle funktioniert, nicht nur für die Geschäftsleitung.

„Mit bsport können Lehrer sehen, wer im Unterricht ist, und den Unterricht auf die Anwesenden abstimmen. Die Funktion für Vertretungslehrer macht die Sache zudem viel einfacher: Man sieht, welche Klassen noch abgedeckt werden müssen, und findet ganz leicht Ersatz.“

Neue Mitarbeiter können sich schnell einarbeiten, ohne ständig auf Schulungen angewiesen zu sein. „Wenn jemand Fragen hat, kann er sich einfach ein Video ansehen … man muss nicht immer alles selbst erklären.“

Eine Mitglieder-App, die sie von anderen abhebt

Bei ihrem früheren Anbieter war The Oak House nur eines von vielen Studios, die auf einem überfüllten Markt untergingen.

„Du bist wie alle anderen auf dem Mindbody-Marktplatz vertreten. Die bsport war einer der größten Unterschiede. Aus Sicht der Mitglieder ist es viel einfacher, sich zurechtzufinden, ihre Buchungen einzusehen und diese zu ändern oder zu stornieren. Aus unserer Sicht hilft uns die App dabei, Mitglieder an unsere eigene Marke zu binden und zu vermeiden, dass wir auf einem Marktplatz mit anderen Studios konkurrieren.“

Das Ergebnis

Mit dem richtigen System kann sich The Oak House auf das Wesentliche konzentrieren. Das Team verbringt weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit seinen Mitgliedern. Die Trainer bieten individuellere Kurse an. Das gesamte Erlebnis verläuft reibungsloser, sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden. Hinter den Kulissen läuft alles wie am Schnürchen. Im Studio führt das zu etwas, das wirklich zählt.

Ein Ort, an dem sich die Menschen verstanden fühlen. Ein Ort, an dem sie sich wohlfühlen. Ein Ort, an den sie gerne zurückkommen. Und genau das wollten Keeley und Graham schaffen.

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