Efficiëntie en flexibiliteit: hoe VAYU Yoga profiteert van bsport

Over VAYU Yoga

VAYU Yoga is eind 2021 opgericht door Jil en haar man Christian. De studio is na de pandemie gestaag gegroeid en heeft nu twee vestigingen op hetzelfde terrein in Düsseldorf: Yoga & More en Breath & Mind.

Van rustgevende meditatiesessies tot dynamische yogalessen: VAYU Yoga biedt een breed scala aan cursussen, waaronder Vinyasa, Yin Yoga, meditatie en ademhalingsoefeningen.

De studio’s zijn een ontmoetingsplaats voor een dynamische en diverse gemeenschap die regelmatig samenkomt en dankzij deze diversiteit groeit.

Eerdere uitdagingen

Voordat VAYU Yoga overstapte naar bsport, maakte het gebruik van Eversports, maar naarmate de studio groeide, kreeg het te maken met organisatorische uitdagingen – vooral bij het beheren van meerdere vestigingen.

Geen ondersteuning voor meerdere accounts

Eversports bood geen mogelijkheid voor een centraal account met subaccounts. Hierdoor was het onmogelijk om twee verschillende btw-nummers en studiomanagers efficiënt te beheren, wat de samenwerking tussen de verschillende locaties aanzienlijk bemoeilijkte.

Veel administratief werk

Om meerdere ruimtes en lessen die tegelijkertijd plaatsvonden te beheren, moesten we dagelijks meerdere boekingsplatforms gebruiken. Jil omschreef deze situatie als "een hel": "We hadden drie leslokalen en twee studio’s, en moesten altijd twee boekingsplatforms gebruiken."

Overstappen naar bsport

De beslissing om over te stappen naar bsport werd begin 2024 genomen, vooral vanwege de franchisemogelijkheden, die perfect aansloten bij de behoeften van VAYU Yoga.

De overstap naar bsport verliep een stuk soepeler dankzij de proactieve ondersteuning van hun team en een toegewijde accountmanager, die ervoor zorgde dat eventuele problemen snel werden opgelost. "Je hebt het gevoel dat er als klant echt naar je geluisterd wordt, en dat is echt fijn bij jullie."

“En het klikte meteen.”

Verbeteringen na de overstap

Structuur met meerdere accounts

Gecentraliseerde hoofdrekening met subrekeningen

Beide studio’s kunnen via één centraal account worden beheerd, terwijl elke studio op zichzelf draait. Twee directeuren met verschillende btw-nummers kunnen hun taken efficiënt verdelen en hun studio’s afzonderlijk plannen.

Flexibel delen van passen en lidmaatschappen

Leden kunnen hun pasjes en lidmaatschappen in beide studio’s gebruiken. Deze mogelijkheid wordt door klanten erg gewaardeerd:

“Onze klanten zijn altijd dankbaar als ze dit horen.”

Verslaggeving

Gedeelde pasjes kunnen vanuit het hoofdaccount als rapporten worden gedownload om aan de eisen van de belastingdienst te voldoen.

Efficiënt en intuïtief beheer

Het intuïtieve backoffice-systeem van bsport stroomlijnt complexe werkprocessen en vermindert de administratieve werkdruk aanzienlijk. Cursusinstellingen of aanpassingen kunnen snel worden doorgevoerd, terwijl de overzichtelijke indeling ervoor zorgt dat openstaande taken direct zichtbaar zijn en er niets over het hoofd wordt gezien. “Het is superhandig; het is zo gepiept.”

Voordelen voor docenten

Freelance docenten kunnen zelf hun betalingsoverzichten downloaden, wat de transparantie vergroot en de administratieve rompslomp vermindert. Bovendien hebben ze direct inzicht in de boekingsstatus van hun lessen en kunnen ze zelfstandig plannen of bijspringen als er lessen tegelijkertijd plaatsvinden.

Resultaten en toekomstige doelen

Sinds de overstap verloopt de dagelijkse gang van zaken in de studio voor Jil en Christian een stuk soepeler: minder administratieve rompslomp en meer tijd voor wat echt telt: hun klanten.

“Dankzij de overstap naar bsport hebben we wat meer ruimte gekregen in ons tijdschema, zodat we ons op belangrijkere zaken kunnen richten. Dat is een onschatbaar voordeel van deze software – het helpt ons echt.”

In de toekomst willen ze hun workshops en trainingsprogramma’s uitbreiden om hun gemeenschap te blijven inspireren en yogaliefhebbers bij elkaar te brengen.

“We zijn nu tevreden, en eerlijk gezegd zouden we niet overwegen om weer terug te gaan.”