.jpg)
El éxito de la apertura de tu estudio depende de una planificación financiera cuidadosa y de una estimación realista de todos los gastos. Calcular correctamente los costes de lanzamiento te permite asegurar tu proyecto, convencer a inversores o socios financieros, planificar tus inversiones y reducir riesgos de liquidez.
En esta guía te detallamos los principales tipos de costes, cómo estimarlos y las mejores prácticas para optimizar tu presupuesto desde el inicio.
Local y acondicionamiento: una inversión estratégica
Elegir la ubicación adecuada es una de las decisiones más importantes para el éxito de tu estudio. Afecta tanto al presupuesto como a tu capacidad para atraer y fidelizar clientes.
Los costes iniciales incluyen varios elementos: el depósito de garantía y los primeros meses de alquiler, que suelen representar un compromiso financiero importante y a menudo subestimado. Dependiendo de la zona y el tamaño del local, este gasto puede equivaler a varios meses de flujo de caja, por lo que debe preverse con antelación.
El estado del espacio determinará el coste de las obras o el acondicionamiento: pintura, suelos adecuados para Pilates o entrenamiento funcional, espejos, iluminación de calidad, ventilación y aislamiento acústico. Estas inversiones no son solo estéticas: impactan directamente en la seguridad, el confort y la experiencia del cliente. Se recomienda solicitar varios presupuestos y añadir un margen del 10–15 % para imprevistos o ajustes de última hora.
El mobiliario y la distribución interior también representan un gasto relevante: recepción, vestuarios, zonas de almacenamiento o incluso un pequeño espacio de descanso. Todos estos detalles contribuyen a la experiencia de tus clientes y a la imagen de marca del estudio.
Una buena práctica es priorizar lo esencial para la apertura e ir incorporando elementos adicionales a medida que tu negocio crece.
Equipamiento: la inversión que refleja tu propuesta
El equipamiento deportivo es el corazón de tu estudio. Determina la calidad de tus clases y el nivel de satisfacción de tus clientes.
Podemos dividirlo en dos categorías: equipamiento específico por disciplina y equipamiento complementario. El primero incluye, por ejemplo, reformers de Pilates, barras de ballet, colchonetas o accesorios como bandas o pelotas. El equipamiento debe estar alineado con la capacidad máxima por clase para garantizar comodidad y seguridad. Equipos de baja calidad o insuficientes pueden afectar la reputación del estudio y generar costes adicionales más adelante.
El equipamiento complementario incluye todo lo que mejora la experiencia del cliente o la gestión diaria: sistemas de sonido, pantallas, productos de limpieza o herramientas de mantenimiento.
Nuestro consejo: empieza con lo esencial y planifica las compras adicionales de forma escalonada, para repartir la inversión a lo largo del tiempo.
Costes administrativos y legales: asegura tu proyecto
Los costes administrativos y legales son indispensables, pero muchas veces se pasan por alto.
La constitución de tu empresa implica tasas de registro, la redacción de documentos legales y, en muchos casos, la asesoría de un contador o abogado para definir la estructura jurídica más adecuada (autónomo, SL, cooperativa…).
Estas decisiones impactan directamente en tus obligaciones fiscales, contables y laborales, así que anticiparlas te evitará errores costosos.
Tu negocio también puede requerir licencias o permisos específicos, como los relacionados con seguridad, incendios, higiene o accesibilidad. Las inspecciones o certificaciones pueden generar costes extra que conviene incluir en tu presupuesto desde el principio. No olvides el seguro profesional: la responsabilidad civil cubre posibles accidentes con clientes o personal, y un seguro multirriesgo protege tus instalaciones y equipos ante daños, robos o siniestros. En el caso de estudios de Pilates, también es recomendable asegurar los reformers y aparatos, dado su alto valor.
Planificar estos costes te permitirá evitar retrasos, multas o gastos imprevistos y asegurar que tu estudio cumple con toda la normativa vigente.
Marketing y comunicación: planifica tu visibilidad
La visibilidad también requiere inversión. Desde el principio, debes contemplar un presupuesto para marketing y comunicación.
Incluye costes como la creación y alojamiento de tu página web, la integración con tu software de gestión (como bsport ) y el mantenimiento o las actualizaciones necesarias. Tu identidad visual también forma parte del presupuesto inicial: logotipo, guía de estilo, y materiales gráficos para impresión o uso digital. Los materiales físicos (folletos, carteles, tarjetas o lonas) y las campañas de lanzamiento, ya sean locales, online o mediante colaboraciones con negocios cercanos, también requieren inversión.
En resumen, el presupuesto de marketing debe incluir:
- Diseño web e integración tecnológica
- Identidad visual
- Materiales impresos y digitales
- Acciones promocionales de lanzamiento
Planificarlo te evitará sorpresas y te permitirá ganar visibilidad desde el primer día.
Recursos humanos: calcula los costes de personal
El equipo también supone una parte clave del presupuesto, incluso si trabajas principalmente con profesores o instructores freelance. Anticipa el coste por hora o por clase, así como las comisiones o gastos asociados a su tipo de contrato. No olvides los costes de recepción o gestión, si aplican, y la formación inicial para el equipo: uso del software de gestión, protocolos de clase, atención al cliente, etc.
Una buena práctica es crear un horario de clases provisional y calcular el coste real por hora de cada instructor. Así podrás prever tus gastos mensuales de personal y asegurar un flujo de caja estable.
Fondo de seguridad: prepárate para los imprevistos
Incluso con una planificación detallada, siempre pueden surgir imprevistos. Contar con un respaldo financiero te permitirá cubrir los primeros meses de gastos fijos y absorber posibles diferencias entre lo previsto y lo real. Destina entre un 20 % y un 30 % del presupuesto total como margen de seguridad.
Este fondo te dará tranquilidad para arrancar sin comprometer la experiencia de tus clientes.
Cómo estimar tus costes paso a paso
Para una estimación fiable, sigue una metodología clara:
- Lista todos los gastos posibles, desde los más grandes hasta los más pequeños.
- Asigna un coste estimado basado en presupuestos, referencias o experiencias de otros estudios.
- Añade un margen para imprevistos (mínimo 10–15 %).
- Prioriza lo esencial para el lanzamiento.
Suma todos los costes para obtener tu presupuesto total y verifica que tu fondo de seguridad sea suficiente para los primeros meses.
En resumen
Estimar los costes de lanzamiento es un paso estratégico que determinará el éxito de tu estudio.
Una planificación detallada y realista te permitirá proteger tu inversión, anticipar los gastos imprevistos y asegurar un inicio sólido y sostenible. Siguiendo esta metodología, podrás abrir un estudio funcional, atractivo y rentable, preparado para fidelizar a tus clientes desde los primeros meses.
¿Quieres apoyo para estructurar tu presupuesto y gestionar tus costes desde un solo lugar?
Reserva una demo personalizada con el equipo de bsport
y descubre cómo nuestra plataforma puede ayudarte a lanzar tu estudio con total confianza.
